Autor | Lucía Burbano

La oficina virtual gana importancia desde que el trabajo remoto o híbrido llegaron para quedarse con la pandemia de la COVID-19. Además de ahorrar en los gastos asociados a la presencialidad, ofrecen un dinamismo muy apreciado, especialmente por emprendedores, autónomos y pequeñas empresas. La creación de programas y servicios de productividad basados en la web ha contribuido a impulsar esta transformación virtual. Sin embargo, no parece que la oficina tradicional vaya a desaparecer sino que está transformándose a marchas forzadas para adaptarse a la nueva realidad laboral.

¿Qué es una oficina virtual?

Sin lugar a dudas, la tecnología está revolucionando los espacios de trabajo. Está modificando y flexibilizando dinámicas laborales que obligan a rediseñar las oficinas tradicionales, más vetustas, rígidas y menos dadas a generar ambientes colaborativos. Esto implica una serie de tendencias que van a significar un antes y un después en el espacio físico y también el virtual.

Una oficina o espacio virtual prescinde de todo lo físico sin renunciar a las ventajas de la presencialidad gracias a internet. Por ejemplo, aunque no se disponga de una ubicación física, las oficinas virtuales ofrecen una serie de servicios como la domiciliación fiscal o social, recepción de correo ordinario y llamadas telefónicas.

Aun así, es poco probable que las oficinas físicas lleguen a desaparecer, principalmente por dos motivos:

● Las empresas prefieren que sus empleados estén en un mismo lugar, cumpliendo un mismo horario, lo que facilita llevar a cabo mecanismos de control especialmente en aquellos empleados cuyo trabajo no se cuantifica necesariamente a través de resultados.

● La oficina tradicional permite el intercambio de ideas de una forma más espontánea (el típico momento café) y generar relaciones entre compañeros y compañeras de trabajo.

¿Están las compañías reduciendo el tamaño de sus oficinas?

En general, podemos concluir que sí. Según publicó el Harvard Business Review en julio, en Nueva York, por ejemplo, las tasas de desocupación de oficinas ha aumentado un 11,3% en el último año, y ahora se sitúan en el nivel más alto de los últimos 27 años.

En el Reino Unido, las grandes empresas tienen planificado reducir su cartera de oficinas en más de 800.000 metros cuadrados, lo que equivale a 14 edificios Walkie Talkie -el rascacielos de 37 plantas de la calle Fenchurch de Londres- según una encuesta que PricewaterhouseCoopers ha realizado a 258 empresas del país.

Estas encuestas muestran que la mayoría de los trabajadores prefieren combinar el trabajo en remoto con la asistencia a la oficina física dos o tres días por semana. Al no requerir de espacio para albergar a todos los trabajadores todos los días, las empresas deberán primar la calidad del espacio por encima de la cantidad de metros cuadrados.

La oficina del futuro: flexible y sostenible

Y esto lleva a preguntarnos; ¿cómo debería ser el diseño de estas oficinas para que se ajusten a esta nueva realidad? El contexto actual ofrece la oportunidad de plantear cuáles deberían ser las características de las oficinas.

Fomentar las tres C’s: creatividad, colaboración y comunicación

La división espacial mediante cubículos cerrados es algo del pasado que la pandemia ha acabado de rematar: los espacios diáfanos fomentan la comunicación y colaboración dentro de un mismo equipo y entre varios departamentos.

Implantación de tecnología

El sistema híbrido ha terminado con la asignación tradicional de mesas. Muchas empresas ya cuentan con un sistema de gestión interno que permite que cada trabajador reserve con anticipación dónde quiere sentarse.

Oficinas más saludables y sostenibles

A medida que las empresas replantean y evalúan su necesidad de disponer de espacio físico, la eficiencia energética gana enteros como propuesta de valor. La implantación de sistemas de climatización y calefacción inteligentes y la menor presencia de personal es una oportunidad para reducir la huella medioambiental y mejorar aspectos como la calidad del aire..

¿Está cambiando la nueva rutina laboral la apariencia de las ciudades?

Las ciudades existen por dos razones. La primera es que se tratan de lugares enfocados a la productividad de sus habitantes que, a su vez, contribuyen al bienestar económico de las urbes. Las empresas se benefician de estar cerca de otras empresas porque genera una especie de retroalimentación: aumenta la competitividad, los salarios y sus beneficios.

Desde el punto de vista del consumo, negocios locales como restaurantes, tiendas, sucursales bancarias y cafeterías situadas en los aledaños también lo hacen gracias al tránsito que generan diariamente las oficinas.

La ubicación del lugar de trabajo sigue siendo un factor importante para atraer talento. Para muchos trabajadores, desplazarse diariamente a la oficina puede ser una tortura o una bendición según las facilidades de transporte y la zona donde se ubiquen, si estas se sitúan en el centro de la ciudad o en zonas suburbanas. Para gustos, colores. No parece que las oficinas físicas vayan a desaparecer completamente pero sí que se van a ir adaptando a las transformaciones sociales y laborales.

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